De projectondersteuner biedt organisatorische, administratieve en inhoudelijke ondersteuning bij gemeentelijke projecten in het Fysieke Domein. Deze projecten kunnen uiteenlopen van woningbouw, infrastructurele projecten en overige ruimtelijke (gebieds-)ontwikkelingen.
Algemene taakomschrijving
De projectondersteuner ondersteunt de projectmanager, de projectleiders en/of de projectteams bij de uitvoering van diverse gemeentelijke projecten en de (onderlinge) coördinatie van al deze projecten. De werkzaamheden zijn gericht op een soepel verloop van het projectproces, zowel inhoudelijk als administratief.
Belangrijkste werkzaamheden
Administratieve en organisatorische ondersteuning
Opzetten en beheren van projectdossiers (digitaal en/of fysiek).
Ondersteuning bij structurering en archivering in systemen
Plannen en organiseren van overleggen en bijeenkomsten.
Agenderen, notuleren van vergaderingen en opvolgen van actiepunten.
Beheren van agenda’s en correspondentie.
Ondersteuning projectmanager
Ondersteuning projectleiders bij aanbestedingstrajecten
Ondersteuning WOO aanvragen
Uitzoekwerk adhoc vragen
Projectplanning en voortgangsbewaking
Bijhouden en actualiseren van projectplanningen en deadlines.
Signaleren van knelpunten en afstemmen met de projectleider.
Ondersteunen bij het opstellen van voortgangsrapportages.
Actualiseren/uitbreiden projectenkaart en bijbehorende tabellen
Agenderen, verslaglegging projectenoverleg en daarin actief handelen
Financiële ondersteuning
Aanvragen van offertes en ondersteuning bij subsidietrajecten in samenspraak met financieel adviseur.
Communicatie en informatievoorziening
Onderhouden van interne en externe communicatie.
Fungeren als aanspreekpunt voor collega’s of externe partijen.
Opstellen van eenvoudige rapportages of presentaties.
Organisatie bewonersavonden en verslaglegging
Ondersteunen bij participatieprocessen met inwoners of stakeholders.
Projectensite actief vullen/bijhouden
Benodigde competenties
Nauwkeurig en gestructureerd kunnen werken.
Proactieve houding en zelfstandig kunnen handelen.
Goede communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk).
Flexibel en stressbestendig bij deadlines of wijzigende prioriteiten.
Affiniteit met gemeentelijke werkwijzen en bestuurlijke processen.
