Functieomschrijving:

Ben jij een gedreven specialist op gebied van informatiebeheer met een passie voor archivering en documentmanagement? Wil je een cruciale rol spelen in het waarborgen van een geordende en toegankelijke informatiehuishouding binnen de gemeente? Dan ben jij de professional die wij zoeken!

Dit ga je doen

Als vakspecialist informatiebeheer ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken die essentieel zijn voor een optimaal georganiseerde informatiehuishouding binnen onze gemeente. Je werkt hierbij in nauwe samenwerking met je collega’s allround medewerkers van team documentair informatie management en maakt ook collega’s van andere afdelingen van de gemeente hiervan bewust. Je beheert documenten in diverse (documenten)databases en waarborgt de volledigheid en correctheid van onze informatie in lijn met wet- en regelgeving .Zo zorg je ervoor dat de informatie voldoet aan de hoogste kwaliteitseisen en toegankelijk is voor geautoriseerde gebruikers.

 

Je bent verantwoordelijk voor het toetsen van de kwaliteit van de archiefwaardige documenten en daarbij behorende (meta-)data. Je toetst of de informatie op correcte wijze in de bronapplicaties worden opgeslagen. Je ziet daarbij toe op het naleven van gemaakte afspraken, je rapporteert hierover en draagt verbetervoorstellen aan. Ook draag je zorg voor het op orde houden van het kwaliteitssysteem.

 

Jouw inzet zorgt ervoor dat ons digitale archief voldoet aan de Archiefwet en andere relevante wetgeving en dat onze digitale informatie altijd overzichtelijk, van hoge kwaliteit en goed beheersbaar blijft. Dit alles zodat onze informatie behouden en toegankelijk is gewaarborgd voor onze inwoners.

Als sparringpartner van de adviseur Informatiebeheer werk je nauw samen met functioneel beheerders en diverse teams om onze doelstellingen te realiseren.

Daarnaast ben je vraagbaak voor complexe vraagstukken op het gebied van informatiebeheer en speel je een cruciale rol bij het onderhoud van ons kwaliteitssysteem voor archief- en informatiebeheer. Je houdt toezicht op het juiste gebruik van documentair informatiesystemen en voorziet de organisatie van waardevolle informatie over informatie- en recordmanagement.

Als optimalisator van archiefruimten werk je aan de realisatie van een naadloze koppeling met ons e-depot, en je draagt zorg voor de tijdige en correcte overbrenging en vernietiging van relevante stukken. Bovendien ben je verantwoordelijk voor het toetsen van bewaartermijnen, altijd in lijn met ons intern beleid.

Kennis

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde HBO opleiding.
• Relevante ervaring in archief- en informatiebeheer.
• Basiskennis van procesanalyse, metadata modellering, archiefwet- en regelgeving, zaakgericht werken, DMS/RMA/E-depot en substitutie.
• Bekendheid met zaakgericht werken en digitaal archiveren in een zaaksysteem.
• Kennis van Djuma en Alice is een pluspunt.

Kwaliteiten

• Proactieve mindset met oog voor verbeteringen in informatiebeheer
• Zelfstandigheid in het behalen van gestelde doelen en resultaten
• Sterke communicatieve vaardigheden en aanpassingsvermogen aan diverse stakeholders